Cas pratique

Client:
Analis
Solution:
Solution de gestion de factures
Mots-clés:
Génération PDF, liste de tâches, workflow, moteur de recherche

Contexte

Analis est un distributeur et fabriquant d'instruments de laboratoire sur le marché Benelux. Ils étaient à la recherche d'une application automatisée prenant en charge l'approbation de leurs factures fournisseurs pour remplacer l'approche manuelle source d'erreur et de perte de temps.

Aspects importants:

  • La procédure manuelle doit être entièrement reproduite électroniquement.
  • Il n'y a pas de layout standard des factures entrantes et pourtant le temps de "tagging" des factures doit être minimisé.
  • Sécurité et contrôle d'accès doivent garantir la validité des approbations électroniques des factures.
  • La recherche et la traçabilité des factures à toutes les étapes du workflow ne doivent être permises qu'aux utilisateurs habilités.

Solution

La solution Telio consiste dans le développement d'une application J2EE qui utilise le PDF comme format pivot pour les factures. Les fonctionnalités principales de l'application sont:

  • Scan de chaque facture entrante et attribution automatique d'un numéro de séquence ainsi que des méta-données relevantes (date du scan, département, code fournisseur etc...).
  • Les utilisateurs ont accès à leur liste de tâches et leurs élements de travail sont mis à jour en fonction de leur profil et du moteur de workflow.
  • Génération automatique d'une prévisualisation des documents pour que l'utilisateur puisse en toute circonstance voir l'original du document lorsqu'il travaille sur sa liste de tâches.
  • Un moteur de recherche plein texte puissant et multi-critères permet de localiser chaque document autorisé dans le système et tracer son parcours à travers le processur d'approbation.

Bénéfices

  • Point central de stoquage de toutes les factures fournisseurs: plus besoin de faire transiter les versions papier au sein de l'organisation.
  • Traçabilité automatique et transparente de tous les rejets, les approbations, et les commentaires effectués lors du processus d'approbation.
  • Renforcement des règles de sécurité à travers l'authentification et le contrôle d'accès.
  • Recherche sur toutes les factures archivées ou en cours d'approbation.