Depuis 2003, notre équipe développe des applications dont l’objectif est de permettre à nos clients de mieux gérer leurs données (papiers et/ou digitales). Les problématiques rencontrées sont souvent les mêmes et c’est pourquoi, nous avons lancé nos solutions docunit dont docunit search est le produit central.

Dans cette article, je dresse une synthèse de ce que Telio rencontre dans ses activités en gestion documentaire:

Problématiques principales:

L’accumulation de paperasse   Difficultés pour localiser la bonne information
Absence de technique de classement efficace   Difficulté pour organiser l’information
Profusion de documents  Complexité dans la gestion des sources  d’informations hétérogènes

Les solutions et les développements d’applications sur-mesure de Telio  permettent:

• d’identifier le document de manière unique,                        
• de le stocker et de le classer efficacement,                          
• de le retrouver facilement,
• de le modifier selon des droits et habilitations,
• de l’approuver avant d’être distribué,
• de le distribuer en gardant la traçabilité de la diffusion,
• de l’analyser selon des critères spécifiques.

Nos solutions et nos applications ont été développée pour répondre aux fonctionnalités d’un système GED:

• La gestion des versions (versioning)
• La gestion des droits et habilitations (accès)
• La gestion des accès concurrents (partage)
• La gestion du workflow
• Le stockage et le classement des documents
• La recherche et les vues sur la base de documents
 
Qui peut être concerné ?

• Je suis manager, je voudrais restreindre l’accès du rapport annuel aux membres du comité de direction.
• Je suis rédacteur en chef, je voudrais pouvoir approuver et valider les articles écrits par mon équipe de journalistes avant publication.
• Je suis secrétaire, je voudrais retrouver le rapport de réunion que j’ai écrit il y a 2 semaines concernant le budget 2003.
• Je suis account manager, je voudrais pouvoir conserver les modifications successives faites à l’offre relative au projet CVT21.

Les développements de  Telio sont:

• La gestion de dossiers (clients, fournisseurs, affaires, personnel,…) ;
• Les applications documentaires (revue de presse, veille technologique, fonds bibliographique, archives,…) ;
• La diffusion de l’information en Intranet ou sur Internet.
• Enregistrement de l’ensemble des documents émis et reçus, informatisés ou non.
• Gestion automatisée des documents informatisés, sous leur applicatif d’origine (Word, Excel, Powerpoint, Autocad…) : création, ouverture, suppression, duplication, …
• Création des nouveaux documents (lettres, notes, rapports, …) à partir des modèles propres à l’entreprise.
• Tris et recherches par les critères “utilisateurs” : document sur telle affaire, répondant à tel mot-clef, de telle nature, envoyé à telle date, …
• Accès direct aux documents de chaque affaire, aux sociétés et aux personnes concernées par l’affaire.
• Annuaire multi-sites et multi-adresses (adresse principale, de facturation…), tris et recherches multi-critères. Gestion des versions, des indices et des visas, etc.

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En effet, ce sont des outils parfaits pour des débutants en GED.
Ils sont simples à utiliser grâce à leurs interfaces intuitives, très efficaces et non-intrusives.
Les organisations ayant une maturité de 0 à 2 comprennent qu’elles seront rapidement à l’aise avec les solutions docunit, elles pourront les utiliser quasi instinctivement.
Par contre, les entreprises ayant une maturité de 5 ont déjà une solution de GED globale et n’ont pas du tout besoin de la docunit suite.

Nos produits couvrent les besoins classiques liés à la GED des documents non-modifiables.

De plus, ils ne sont pas une fin en soi : nos produits docunit accompagnent une société dans l’évolution de sa maturité GED.
Celle-ci est dynamique et donc évolue.
Nos solutions n’enferment en aucun cas une entreprise dans son niveau de maturité GED 0, 1 ou 2.
Si la société grandit et son niveau de maturité aussi, le besoin d’un outil plus performant est inévitable et la suite docunit s’adaptera à celui-ci sans aucun problème.

La suite docunit vous aide à faire vos premiers pas en Gestion Electronique de Documents.

La docunit suite sont des solutions de gestions des informations qui améliorent de façon importante et réelle votre quotidien, elles facilitent le travail des employés.

Nous voulons que vous choisissiez la solution que correspond au niveau de maturité GED de votre entreprise: docunit suite.

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Ce dernier peut ne pas être adapté aux problèmes de la société. Il serait bon d’analyser le degré de maturité GED de notre entreprise en vue d’acheter l’outil le mieux adapter à notre situation.

Qu’est ce que la maturité GED ?

• En 0, il s’agit des entreprises qui n’ont rien du tout pour gérer leurs documents.
• En 1, il s’agit des entreprises qui ont pris conscience qu’elles ont des problèmes dans la gestion de leurs documents (échange, partage, retrouver, etc.). Elles font alors des réunions afin de trouver une solution à ces problèmes, par exemple : établir un plan de classement optimal et commun à toute l’entreprise sur un serveur. On décide si on classe nos documents par client ou par département ou par produit etc. On établit donc un plan de classement partagé avec les moyens du bord. Exemple : il n’y a pas d’outil de GED à part le système de fichier de l’entreprise.
• En 2, il s’agit des entreprises qui possèdent déjà un outil de gestion documentaire. Qu’importe quel outil, mais un outil. Exemple : un secteur comme celui des avocats. Ils ont souvent un outil de gestion de dossiers.
• En 5, il s’agit des entreprises très outillées. Elles possèdent des outils très complexes qui se trouvent à un niveau très poussé de la GED. Exemple : le secteur pharmaceutique. Ils doivent avoir une gestion documentaire très fine et pour cela ils sont équipés d’outils très performants. Car pour chaque notice écrite, ils doivent pouvoir retracer  son historique complet (qui l’a écrite, quand, ses caractéristiques, ses évolutions, etc.).

Pourquoi est-ce important de choisir des outils adaptés à sa maturité ?

Si vous observez le monde autour de vous, c’est toujours comme ça. On ne donne pas à lire à un enfant le Da Vinci Code mais bien un Winnie l’Ourson, simple et illustré.

Avec la GED c’est pareil. Si le niveau de maturité d’une entreprise est de 0, 1 ou 2 et que cette dernière achète un outil construit pour un niveau de maturité 5, la société ne comprendra pas toutes les fonctionnalités que ce système lui offre. Voire ils ne l’utiliseront pas tout comme l’enfant aura fermé le Da Vinci Code après 1 page.

Étant donné qu’ il s’agira d’un outil capable de GED complexe et allant très loin dans les concepts de la GED et que le niveau de maturité GED de l’entreprise est bas, il y a alors un décalage important entre l’utilisateur et l’outil. Le résultat est un sentiment de frustration face à un achat qui ne résout pas ou pas bien les problèmes.

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Grâce à ses produits docunit search, docunit image, Telio se spécialise dans la GED des documents non-modifiables.

En effet, ces deux produits gèrent l’ensemble des documents de manière simple et efficace et permettent à leurs utilisateurs de retrouver ce qu’ils cherchent en seulement quelques clics !
On se trouve donc dans la partie preserve qui est liée au record management, pour parler simplement il s’agit en quelque sorte des systèmes d’archivage des sociétés. docunit search et docunit image sont un exemple (très performant) de ces systèmes.

Pourquoi est-ce qu’on est moins présent dans la GED des documents modifiables ?
Cette GED là est complexe. Et étant donné que les outils existants sur le marché sont nombreux et efficace, on ne doit donc pas réinventer la roue.

Telio préfère donc se spécialiser dans la gestion des documents non-modifiables : pouvoir réexploiter tous les documents produits.

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Exemple classique de recherche de documents: 

Un client appelle votre société et veut une explication à propos d’un courrier qu’il a reçu de votre part il y a un mois.

Scénario 1 : votre secrétaire doit monter au grenier, trouver la farde courrier, trouver le courrier du mois précédent et enfin la lettre envoyée à Mr X. Après cette fouille, elle doit redescendre et retéléphoner à Mr. X qui aura raccroché parce que l’attente était trop longue.

Scénario 2 : votre secrétaire demande à Mr. X le numéro de référence de son courrier et elle effectue une recherche dans docunit search. Une minute plus tard elle l’a sous les yeux et est en mesure d’aider votre client.
Mon conseil du jour : ne négligez surtout pas la gestion de documents, elle vous aide dans votre    quotidien à gagner un temps fou et tout le monde sait dans le business que le temps c’est de l’argent !

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La GED des documents modifiables :
Il s’agit de la GED de tous les documents encore en activité. C’est-à-dire avec ou sur lesquels on travaille : on les crée, on les modifie, on les approuve, etc. On pourrait les appeler « en cours de fabrication ». Les outils de cette GED-ci correspondent donc à ceux qui aident les gens à travailler sur un document en même temps, à savoir quelle est la dernière version en date, à obtenir l’approbation des supérieurs de manière rapide et simple, etc.

Dans le modèle de GED décrit dans l’article, les piliers de la GED,  les documents modifiables se trouvent dans le cercle (store/manage).

La GED des documents non-modifiables :
Il s’agit de la GED de tous les documents finis. Ce sont des documents sur lesquels on a travaillé, qu’on a modifié ou crée, etc. mais à un moment donné on y touche plus : on les édite, on les publie mais on ne les modifie plus.

Dans le modèle de GED décrit dans l’article, les piliers de la GED,  les documents modifiables se trouvent dans capture, deliver et preserve. En effet, il y a des documents capturer qui ne seront jamais modifiés (ex. : le courrier, il peut être scanné et archivé mais pas modifié) mais qui peuvent être utilisés. Puis en fin de cycle de vie, un document est délivré, il sort donc de l’entreprise mais souvent il est également archivé par l’organisme qui l’a produit afin de pouvoir le retrouver si le/les destinataires premiers du document veulent  en discuter.

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Dans la GED, on peut considérer qu’il y a 5 piliers qui appartiennent à un flux:

1.      Capture/ création du document

2.      Manage/ vie du document

3.      Store

4.      Deliver

5.      Preserve

Tout d’abord, capture correspond soit à la création d’un document par un employé de la société soit un document qui fait partie d’un flux extérieur à l’organisation et qui à un moment donné touche l’entreprise (ex : on reçoit un courrier). Ce pilier marque l’entrée d’un document dans le cycle de la GED.

Ensuite, ce document sera géré. Manage représente la vie active d’un document. Le document peut prendre part à 5 activités différentes : document management, collaboration, web content management, record management et workflow/ business process management.

·  Document management, c’est l’organisation personnelle de chacun pour ses propres documents. (Ex : Mes Documents à Courrier à Lettre Mr. X). La problématique courante du document management est le versionnage. Lorsque vous produisez un document quelconque, vous faites un premier jet puis un deuxième puis un troisième ; le document management est la partie de la GED qui aide à gérer ces différentes versions.

·  La collaboration regroupe l’ensemble des documents à produire et/ou à utiliser par plus de 1 personne (ex : l’édition partagée).

·  Le web content management inclus les problématiques liées à la publication de document sur internet (ex : écrire un article sur Word et le publier ensuite sur un blog).

·  Le record management correspond aux archives. Dans cette activité les documents sont archivés pour une période déterminée, par la loi ou par la personne en charge du document. Lorsqu’un document est archivé, on y touche plus, on ne le modifie plus. Il peut juste être consulté.

·  Le workflow/ business process management peut aussi être appelé l’approval. Il s’agit de documents qui nécessitent l’approbation d’une ou plusieurs personnes. Les outils de la GED offrent des services qui permettent de gagner du temps dans ce type de processus.

Dans chacune de ces activités on peut poser la question « comment fait-on ? » les outils de la GED sont là pour prendre en main tout le côté pratique de l’organisation.

Pour vivre et être actif, un document doit être stocké quelque part où les gens peuvent le trouver : store. Cela peut être un ordinateur, un serveur, une bibliothèque, etc. Notre solution, docunit search fournit un accès unique, aisé et puissant à toutes les informations d’entreprise. C’est un moteur d’indexation flexible qui permet d’accéder rapidement à l’information importante. (plus d’informations …)

Ensuite une fois que l’on a fini d’utiliser un document, il sera  livrer, deliver, à l’extérieur de l’organisation et/ou archiver, preserve. Dans le premier cas, il sort du cycle de l’organisation, on a fait ce qu’il fallait faire avec ce document on le touche plus. Dans le deuxième cas, les organisations gardent souvent des traces de ce qu’elles produisent en archive mais ces documents là ne sont plus jamais modifiés. Donc deliver correspond à une sortie mais pas preserve, le document reste dans l’organisation pour une durée déterminée par l’organisation elle-même.

Voilà une façon de voir la GED.

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Le but premier de la GED est de créer un système d’organisation de tous les types de documents (papier, électronique, image, son,  base de données, factures, bons de commande, offres, PDF, etc.) de l’entreprise durant l’entièreté de leurs cycles de vie.

Que vous travailliez avec des documents sous une forme matérielle (ex : papier) ou non matérielle (ex : électronique), la GED inclut la numérisation et  vous permet de  retrouver tous les documents qui touchent ou ont touché votre entreprise. Via des systèmes d’indexation, les documents sont classés et à la disposition des membres de l’entreprise.

Un bon système de GED, comme notre solution docunit search, vous fait gagner un temps incroyable et comme on dit le temps c’est de l’argent.

La GED est appelée en anglais ECM, Electronic Content Management, ou EDM, Electronic Document Management.

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