1. les entreprises qui ont des documents sous format papier et qui doivent être numérisés,
2. les entreprises qui produisent  des documents électroniques (pdf, suit office, etc).

Dans le scénario 1, la première étape est  la numérisation de tous les documents et donc il faut scanner.

Pour le scan des documents, Telio fait appel à son partenaire Arkheia dont c’est le métier.

Lorsque les documents sont numérisés, notre solution de recherche globale docunit Search retouve tous vos informations ! En effet, une fois que vos papiers sont dans vos ordinateurs sous forme électronique, la deuxième étape est d’installer un outil ou un système qui vous permet de retrouver un document parmi la masse.

Dans le scénario 2, la première étape correspond en fait à la deuxième du scénario 1.

Voilà pour mes 2 scénarios, avez-vous jamais vécu une autre situation ??

PFL

www.telio.be

www.docunit.be

Mise sur pied en mars 2007,Arkheia est une société coopérative à finalité sociale située à Marcinelle.

Ses activités sont la numérisation des documents, l’indexation des documents sur un serveur, le stockage physique et électronique des archives.

La clientèle et les prospects d’Arkheia sont généralement composés de notaires, avocats, fiduciaires, comptables, experts automobiles, assureurs, médecins, les administrations publiques, centres hospitaliers et toutes les entreprises publiques et privées, les centres médicaux, les musées, etc.

Mais la particularité d’Arkheia est que cette entreprise permet à des personnes fragilisées et à mobilité réduite d’intégrer le monde du travail.

Elle propose à son personnel un accompagnement social et une formation technique continue.

Arkheia et Telio collaborent sur un projet à la RTBF au service du personnel. En effet, 450.000 pages ont été numérisées par les opérateurs de la société de Marcinelle et notre solution de recherche, docunit search, permet au personnel du département des Ressources Humaines de retrouver des CV, des contrats, des fiches de prestations, des timesheets, etc.

Nos 2 structures travaillent aussi chez des notaires dont les actes notariés sont scannés par les opérateurs d’Arkheia et docunit search permet alors la recherche des documents numérisés.

Ce 1er juillet 2009, notre partenaire organisait un team event à Loverval au Lakeside dans un envorinnement très vert et très calme.

L’équipe de Telio fut bien sur invitée.

A cette occasion, Thierry Queriat, Fondateur et Manager d’Arkheia, a fait une présentation des objectifs futurs de l’entreprise et une explication de l’organigramme.

Après 2 ans d’existence, Arkheia occupe 50 personnes et son nombre de clients ne fait qu’augmenter. C’est un beau succès pour cette entreprise d’économie sociale.
La présentation fut suivie d’un apéritif et d’un repas.

Vous passez parfois une dizaine de minutes à remplir un tas de champs ou vous espérez avoir choisi le bon format ou la bonne langue ou etc. qui vous apportera le résultat miracle. Et dans les ¾ des cas après avoir cliqué sur “search” vous voyez une petite phrase très énervante qui vous annonce que rien n’a été trouvé pour votre demande.

Ce que la recherche par facette de docunit search met un point d’honneur à réaliser : c’est de toujours avoir un résultat. L’objectif bien sur est de protéger vos ordinateurs .

Lorsque vous ouvrez l’interface de docunit search, vous trouvez sur la droite de votre écran des catégories sur lesquelles vous pouvez cliquer pour diminuer chaque fois un peu plus votre champs de recherche. Soit vous commencez directement par éliminer les catégories qui ne sont pas utiles à votre recherche ou vous sélectionnez celles qui le sont. Soit dans la case “search” vous entrez un mot clé et à partir de là vous travaillez avec les catégories.

Des images valent mieux qu’un grand discours : je vous présente ci-dessous l’exemple d’ACME :

Etude de cas

Le cas concret exposé ci-dessous montre comment [docunit search] est utilisé lorsqu’une intervention humaine est nécessaire pour compléter les documents avec des métadonnées supplémentaires.

Imaginons l’entreprise ACME dont le service juridique scanne tout les contrats signés avec ses clients du secteur automobile.

• Les contrats sont placés dans des sous-répertoires spécifiques à chaque client.
• Ces derniers sont pris en charge et indexés automatiquement par docunit search.

Ensuite, chacun des contrat est complété par Mr. Crayon pour introduire :

• la date effective de ce contrat
• le type de contrat
• la personne responsable pour ce contrat au sein d’ACME

Les étapes principales du processus d’acquisition des contrats sont donc les suivantes :

1. Un contrat est scanné.
2. docunit search détecte le nouveau document et l’indexe automatiquement sans intervention humaine.
3. Le document est maintenant disponible en recherche mais en statut “non documenté”.
4. Un opérateur rajoute les métadonnées manquantes au document.
5. Le document est mis-à-jour et les nouvelles métadonnées peuvent être exploitées lors des recherches.

Voyons comment ceci se passe en pratique avec docunit search.

Mr. Crayon vient de scanner 3 contrats :

• 2 contrats avec le client “fiat”
• 1 contrat avec le client “bmw”

Il décide d’encoder les métadonnées manquantes pour les contrats “fiat”.

Pour ce faire il se connecte sur l’interface principale de docunit search.
Simple et efficace, elle va lui permettre de rapidement retrouver les contrats qu’il recherche en un instant.

Mr. Crayon clique sur “fiat” pour n’afficher que les contrats du client “fiat”.

Il obtient 4 documents dont 2 sont en rouge, c’est-à-dire qu’ils doivent encore être documentés.

Il clique ensuite sur le lien pour « documenter » les contrats qu’il vient de numériser et docunit search passe en mode édition.

En mode édition docunit search, présente une interface adaptée à un encodage rapide des métadonnées.

On retrouve à gauche une prévisualisation de taille suffisante pour identifier les éléments importants du document sans devoir ouvrir Acrobat Reader.

docunit search supporte l’encodage de documents de différents types comme des factures, des bons de commandes, etc.

Mr. Crayon  sélectionne donc le formulaire pour une “contrat”

Une fois le type de document sélectionné, le formulaire correspondant s’affiche permettant d’encoder les données manquantes.

Mr. Crayon encode le responsable, la date “15/03/2009″ et le type “Partenariat” pour le premier contrat.

Après avoir sauvegardé les metadonnées de ce contrat, Mr. Crayon  peut maintenant revenir à l’écran de recherche ou continuer de compléter les contrats suivants.

Vérifions d’abord l’encodage des données dans docunit search

On note que :

• le nombre de documents “à documenter” est maintenant passé à 2.
• le nombre de documents affecté à Mr. Crayon (DCR) est bien passé de 6 à 7
• le nombre de documents daté du 09/03/2009 est bien passé de 2 à 3
• le nombre de contrats de type « partenariat » est bien passé de 3 à 4

Mr. Crayon peut continuer à documenter les contrats restants en cliquant sur le lien “documenter”

Une fois les contrats documentés, les recherches deviennent très faciles.

Voyons comment retrouver un contrat dont nous savons qu’il est géré par Mr. Crayon. Pour cela, il suffit de sélectionner “DCR” dans la section “Responsable” et l’on voit déjà que 7 documents lui sont associés.

Nous savons que c’est un contrat lié au client “fiat”. Il suffit de cliquer sur le filtre correspondant pour obtenir 2 résultats.

Nous savons que c’est un contrat de “partenariat”, nous cliquons donc finalement sur le filtre “Partenariat”

Voila donc le document que nous cherchons, et tout cela sans rentrer un seul mot-clé !

Conclusion

L’utilisation de docunit search optimise le traitement et la gestion des documents numérisés.

Trouver un document est immédiat
La recherche guidée permet de localiser le document recherché en un temps record.

La collaboration est renforcée
Chaque document peut être retrouvé de manière différente par des utilisateurs différents. Plus de copies inutiles et de duplication dangereuses.

La sécurité est optimale
docunit search permet de contrôler l’accès au niveau du document lui-même et éviter ainsi la diffusion de documents confidentiels.

La métadonnée signifie concrètement « des données sur des données ».
Une métadonnée est une donné qui a pour but de décrire une autre donnée. Les métadonnées peuvent être des informations complémentaires, nécessaires à la compréhension d’une autre information ou dans le but de permettre une utilisation pertinente.
Des métadonnées de qualité facilitent la consultation d’informations. Elles permettent d’améliorer la pertinence des résultats affichés par les moteurs de recherche, comme docunit search, lorsqu’une personne effectue une recherche.

Lorsqu’un document est créé, par exemple michaeljackson.doc, il y a des métadonnées qui s’enregistrent automatiquement : auteur, date, format, sujet, etc.  On va également le mettre dans le dossier “Chanteur” qui se trouve dans le dossier “Music” qui est lui-même dans “Mes Documents”. Ce cheminement de dossiers correspond également à des métadonnées. En effet, tous les répertoires crées par l’entreprise apportent de l’information supplémentaire sur un document.

Pour classer les documents, les métadonnées sont très utiles. docunit search utilise ces métadonnées pour créer la recherche par facette. Qu’est ce que la recherche par facette ?

Typiquement, un diamant a plusieurs facettes et la manière dont quelqu’un le regarde lui permet de le percevoir d’une certaine façon. Ce n’est pas une sphère. Chaque facette du diamant lui donne une image propre.

La recherche par facette illustre la même idée : l’objectif est de permettre à chacun d’approcher les données selon l’axe qui l’intéresse. Cela signifie donc qu’il y a une multitude d’axes possibles pour accéder aux données.

Pour les entreprises ayant une maturité GED de 0 à 2, la problématique classique est qu’elles sont limitées par un seul axe de vision des données qui est le même pour tout le monde. En effet, sur le répertoire d’un disque dur, on n’a pas d’autre choix que d’implémenter un répertoire de dossier unique et linéaire.

Exemple: Sabine et Jean travaillent dans l’entreprise X de vente par correspondance. On leur demande de retrouver le dossier de Mr. Y client depuis 10 ans.

a. L’entreprise possède une recherche par facette. Sabine clique en premier sur 1999, puis sur client et trouve alors Mr. X par ordre alphabétique. Jean clique en premier sur “client” puis entre le nom de “Mr. X.” Chacun utilise une hiérarchie qui leur parle.

b. L’entreprise ne possède pas de recherche par facettes mais un axe hiérarchique unique d’accès aux données qui est par année ensuite par services ou par produits ou par clients ou etc. Sabine s’adapte facilement à cette hiérarchie car elle est très proche de la sienne car elle aborde les données via l’axe date. Tandis que Jean a plus de difficulté et mettra donc plus de temps pour retrouver le dossier de “Mr. X”.

Donc la recherche par facette de docunit search permet à une communauté de gens de regarder les documents par l’axe qui leur convient et pas par un axe unique et commun: le résultat est un énorme gain de temps.

Si quelqu’un veut toutes les présentations PowerPoint de l’entreprise, done ! Quelqu’un veut tous les dossiers finis, done ! Quelqu’un veut toutes les projets marketing en court, done !

Finalement grâce aux métadonnées existantes sur chaque documents présents et futurs dans le système, les facettes reprennent ces métadonnées et docunit search ne nécessite pas ou du moins peu d’intervention humaine pour décrire un document. En effet, il arrive parfois qu’il n’y ait pas d’autre choix et qu’un humain doive entrer des données sur un document. Par exemple, une facture de fournisseur sera scannée ensuite il faudra encoder quelques données sur cette facture afin qu’elle puisse être retrouvée efficacement dans docunit search.

Devant la multiplication des informations et des documents, il est fondamental pour de nombreuses entreprises (TPE, PME ou encore grands comptes) de se doter d’une solution de gestion et de recherche de contenu rapide et fiable.

Contexte: une entreprise présente des informations dans tous les coins (documents, disques durs, bases de données, etc.)

Problème: les employés ont du mal à retrouver des documents dans cet environnement. Ils perdent donc du temps de travail à rechercher ces informations.

docunit search est une solution qui répond de manière efficace au problème traité ci-dessus. Nous vous offrons la solution de recherche pour  l’entreprise.

Créer un document ou des versions d’un document n’est pas un problème. Par contre l’exploitation des documents, par exemple: retrouver 6 mois plus tard un document peut parfois être problématique.

Qu’il s’agisse d’un document électronique ou papier ou autre, le document est d’abord acquis dans le système pour ensuite être géré par  celui-ci et finalement exploité (exemple : retrouver une facture).

Cette solution est simple et non intrusive, elle s’applique dans des domaines tels que la gestion du courrier, la gestion de vos archives électroniques ou encore la recherche de documents.

docunit search classe vos documents en utilisant les métadonnées existantes sur ceux-ci en vue de minimiser l’intervention humaine dans “l’encodage” des documents.  Cela permet à docunit search de vous offrir un système de recherche par facettes. De cette manière, chacun recherche et trouve rapidement les informations dont il a besoin . Ce système est très efficace pour la recherche de documents avec peu de mots-clés.

docunit search se caractérise par les points suivantes :

1. Il consolide et améliore la recherche dans différentes sources de données,
2. c’est une application customisable et intuitive grâce à son interface web très ludique,
3. c’est une solution non-intrusive par rapport à l’environnement informatique existant.

Notre solution se présente donc comme une interface de recherche ergonomique “Google like” qui indexe tous les files systems.

On peut adapter l’interface et docunit search est aussi disponible via internet explorer.
C’est un intranet pour l’entreprise en version web.
Notre solution permet donc de mettre en place une gestion documentaire structurée.

Pour résumer, docunit search est une solution qui permet:

• une indexation automatique, paramètrable et illimitée,
• une recherche selon des critères de recherche croisés par mots-clés, auteurs, dates,
• une prise en charge des documents pdf, doc, xls, ppt, html… (+ de 100 formats),
• une recherche à partir de sources multiples : files systems, bases de données, public folder exchange, intranet,
• la détection des documents “doublons”,
• des alertes par emails (sous forme de reminder) en cas de non traitement de certains documents,
• un Workflow simple,
• de retrouver les documents au travers de la recherche guidée par facettes.

docunit search indexe tous les files systems en fonction des droits et habilitations.

Grâce à son installation et sa configuration simplifiées, docunit search vous équipe d’emblée d’une application intuitive et performante.

Son interface, associant la simplicité des moteurs de recherche online aux derniers outils en matière de gestion et d’accès à l’information, assure une prise en main immédiate et une efficacité maximale.

Tous vos collaborateurs auront accès en quelques clics à tout le contenu indexé dans votre système d’information.

docunit search est donc un outil simple de gestion documentaire. Il couvre les besoins principaux pour une organisation qui se lance dans la gestion électronique des documents. En effet, notre solution permet de retrouver les documents, de partager les données, de gérer l’accès aux informations, de mettre en place un workflow afin de suivre les étapes de traitements des dossiers. L’utilisation de docunit search permettra à une société de se familiariser avec la GED.

PFL

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