Echange de documents
L’échange de document peut être vu comme du workflow (GED).
Lorsqu’on dit échange, on pense que le document doit bouger physiquement dans l’espace. Mais pour être plus efficace, on doit s’arranger pour que le document ne bouge plus et que tout le monde puisse aller le consulter au même endroit.
On transforme une cible mobile (qu’on s’envoie par email par exemple) en cible immobile (qu’on place sur le serveur commun). Tous les membres du personnel savent où est le document et regarde dans la même direction. Il s’agit de la collaboration sans mouvement.
Le terme échange induit quelque chose de dynamique alors que pour que cet échange soit efficace c’est l’opposé : au moins ça bouge au plus c’est collaboratif !
Prenons un exemple : une société de communication produit des documents visuels pour ses clients. Lors de la production d’un logo, il y a plusieurs versions qui circulent entre le client et la société de communication, V1, V2, V3, etc. On en est à V8 lorsque le client se rend compte que la version qu’il a choisi date de trois semaines. Mais il ne se souvient pas du numéro. Si les dossiers de l’entreprise de communication sont mal gérés ou mal classés, il peut y avoir des difficultés pour retrouver cette version datant de trois semaines.
Par contre si une plateforme commune entre le client et la société de communication est implémentée alors le client retrouve lui-même la version qui l’intéresse en fonction de l’historique. Et cela devient collaboratif.
PFL
