Telio – Les spécialistes en développement d’applications pour la gestion documentaire
Aujourd’hui, le nombre de documents en circulation ne cesse d’augmenter dans l’entreprise. Au fur et à mesure que les informations sont créées ou recueillies dans une organisation, les utilisateurs passent de plus en plus de temps à effectuer des recherches pour y accéder, les responsables informatiques sont mobilisés sur l’organisation et la gestion de ces données, et le capital information est trop souvent sous utilisé…
Depuis 2003, notre équipe développe des applications dont l’objectif est de permettre à nos clients de mieux gérer leurs données (papiers et/ou digitales). Les problématiques rencontrées sont souvent les mêmes et c’est pourquoi, nous avons lancé nos solutions docunit dont docunit search est le produit central.
Dans cette article, je dresse une synthèse de ce que Telio rencontre dans ses activités en gestion documentaire:
Problématiques principales:
L’accumulation de paperasse 
Difficultés pour localiser la bonne information
Absence de technique de classement efficace Difficulté pour organiser l’information
Profusion de documents Complexité dans la gestion des sources d’informations hétérogènes
Les solutions et les développements d’applications sur-mesure de Telio permettent:
• d’identifier le document de manière unique,
• de le stocker et de le classer efficacement,
• de le retrouver facilement,
• de le modifier selon des droits et habilitations,
• de l’approuver avant d’être distribué,
• de le distribuer en gardant la traçabilité de la diffusion,
• de l’analyser selon des critères spécifiques.
Nos solutions et nos applications ont été développée pour répondre aux fonctionnalités d’un système GED:
• La gestion des versions (versioning)
• La gestion des droits et habilitations (accès)
• La gestion des accès concurrents (partage)
• La gestion du workflow
• Le stockage et le classement des documents
• La recherche et les vues sur la base de documents
Qui peut être concerné ?
• Je suis manager, je voudrais restreindre l’accès du rapport annuel aux membres du comité de direction.
• Je suis rédacteur en chef, je voudrais pouvoir approuver et valider les articles écrits par mon équipe de journalistes avant publication.
• Je suis secrétaire, je voudrais retrouver le rapport de réunion que j’ai écrit il y a 2 semaines concernant le budget 2003.
• Je suis account manager, je voudrais pouvoir conserver les modifications successives faites à l’offre relative au projet CVT21.
Les développements de Telio sont:
• La gestion de dossiers (clients, fournisseurs, affaires, personnel,…) ;
• Les applications documentaires (revue de presse, veille technologique, fonds bibliographique, archives,…) ;
• La diffusion de l’information en Intranet ou sur Internet.
• Enregistrement de l’ensemble des documents émis et reçus, informatisés ou non.
• Gestion automatisée des documents informatisés, sous leur applicatif d’origine (Word, Excel, Powerpoint, Autocad…) : création, ouverture, suppression, duplication, …
• Création des nouveaux documents (lettres, notes, rapports, …) à partir des modèles propres à l’entreprise.
• Tris et recherches par les critères “utilisateurs” : document sur telle affaire, répondant à tel mot-clef, de telle nature, envoyé à telle date, …
• Accès direct aux documents de chaque affaire, aux sociétés et aux personnes concernées par l’affaire.
• Annuaire multi-sites et multi-adresses (adresse principale, de facturation…), tris et recherches multi-critères. Gestion des versions, des indices et des visas, etc.
