Recherche avancée vs Recherche par facette: 0-1
Vous avez déjà tous testé les recherches avancées sur le net ?
Vous passez parfois une dizaine de minutes à remplir un tas de champs ou vous espérez avoir choisi le bon format ou la bonne langue ou etc. qui vous apportera le résultat miracle. Et dans les ¾ des cas après avoir cliqué sur “search” vous voyez une petite phrase très énervante qui vous annonce que rien n’a été trouvé pour votre demande.
Ce que la recherche par facette de docunit search met un point d’honneur à réaliser : c’est de toujours avoir un résultat. L’objectif bien sur est de protéger vos ordinateurs 
.
Lorsque vous ouvrez l’interface de docunit search, vous trouvez sur la droite de votre écran des catégories sur lesquelles vous pouvez cliquer pour diminuer chaque fois un peu plus votre champs de recherche. Soit vous commencez directement par éliminer les catégories qui ne sont pas utiles à votre recherche ou vous sélectionnez celles qui le sont. Soit dans la case “search” vous entrez un mot clé et à partir de là vous travaillez avec les catégories.
Des images valent mieux qu’un grand discours : je vous présente ci-dessous l’exemple d’ACME :
Etude de cas
Le cas concret exposé ci-dessous montre comment [docunit search] est utilisé lorsqu’une intervention humaine est nécessaire pour compléter les documents avec des métadonnées supplémentaires.
Imaginons l’entreprise ACME dont le service juridique scanne tout les contrats signés avec ses clients du secteur automobile.
- Les contrats sont placés dans des sous-répertoires spécifiques à chaque client.
- Ces derniers sont pris en charge et indexés automatiquement par docunit search.
Ensuite, chacun des contrat est complété par Mr. Crayon pour introduire :
- la date effective de ce contrat
- le type de contrat
- la personne responsable pour ce contrat au sein d’ACME
Les étapes principales du processus d’acquisition des contrats sont donc les suivantes :
- Un contrat est scanné.
- docunit search détecte le nouveau document et l’indexe automatiquement sans intervention humaine.
- Le document est maintenant disponible en recherche mais en statut “non documenté”.
- Un opérateur rajoute les métadonnées manquantes au document.
- Le document est mis-à-jour et les nouvelles métadonnées peuvent être exploitées lors des recherches.
Voyons comment ceci se passe en pratique avec docunit search.
Mr. Crayon vient de scanner 3 contrats :
- 2 contrats avec le client “fiat”
- 1 contrat avec le client “bmw”
Il décide d’encoder les métadonnées manquantes pour les contrats “fiat”.
Pour ce faire il se connecte sur l’interface principale de docunit search.
Simple et efficace, elle va lui permettre de rapidement retrouver les contrats qu’il recherche en un instant.
Mr. Crayon clique sur “fiat” pour n’afficher que les contrats du client “fiat”.
Il obtient 4 documents dont 2 sont en rouge, c’est-à-dire qu’ils doivent encore être documentés.
Il clique ensuite sur le lien pour « documenter » les contrats qu’il vient de numériser et docunit search passe en mode édition.
En mode édition docunit search, présente une interface adaptée à un encodage rapide des métadonnées.
On retrouve à gauche une prévisualisation de taille suffisante pour identifier les éléments importants du document sans devoir ouvrir Acrobat Reader.
docunit search supporte l’encodage de documents de différents types comme des factures, des bons de commandes, etc.
Mr. Crayon sélectionne donc le formulaire pour une “contrat”
Une fois le type de document sélectionné, le formulaire correspondant s’affiche permettant d’encoder les données manquantes.
Mr. Crayon encode le responsable, la date “15/03/2009″ et le type “Partenariat” pour le premier contrat.
Après avoir sauvegardé les metadonnées de ce contrat, Mr. Crayon peut maintenant revenir à l’écran de recherche ou continuer de compléter les contrats suivants.
Vérifions d’abord l’encodage des données dans docunit search
On note que :
- le nombre de documents “à documenter” est maintenant passé à 2.
- le nombre de documents affecté à Mr. Crayon (DCR) est bien passé de 6 à 7
- le nombre de documents daté du 09/03/2009 est bien passé de 2 à 3
- le nombre de contrats de type « partenariat » est bien passé de 3 à 4
Mr. Crayon peut continuer à documenter les contrats restants en cliquant sur le lien “documenter”
Une fois les contrats documentés, les recherches deviennent très faciles.
Voyons comment retrouver un contrat dont nous savons qu’il est géré par Mr. Crayon. Pour cela, il suffit de sélectionner “DCR” dans la section “Responsable” et l’on voit déjà que 7 documents lui sont associés.
Nous savons que c’est un contrat lié au client “fiat”. Il suffit de cliquer sur le filtre correspondant pour obtenir 2 résultats.
Nous savons que c’est un contrat de “partenariat”, nous cliquons donc finalement sur le filtre “Partenariat”
Voila donc le document que nous cherchons, et tout cela sans rentrer un seul mot-clé !
Conclusion
L’utilisation de docunit search optimise le traitement et la gestion des documents numérisés.
Trouver un document est immédiat
La recherche guidée permet de localiser le document recherché en un temps record.
La collaboration est renforcée
Chaque document peut être retrouvé de manière différente par des utilisateurs différents. Plus de copies inutiles et de duplication dangereuses.
La sécurité est optimale
docunit search permet de contrôler l’accès au niveau du document lui-même et éviter ainsi la diffusion de documents confidentiels.
