Quel est votre niveau de maturité en gestion documentaire?
Lorsqu’une entreprise prend conscience qu’elle a un problème de gestion documentaire, elle est alors tentée de se diriger vers l’outil de GED principal sur le marché.
Ce dernier peut ne pas être adapté aux problèmes de la société. Il serait bon d’analyser le degré de maturité GED de notre entreprise en vue d’acheter l’outil le mieux adapter à notre situation.
Qu’est ce que la maturité GED ?
• En 0, il s’agit des entreprises qui n’ont rien du tout pour gérer leurs documents.
• En 1, il s’agit des entreprises qui ont pris conscience qu’elles ont des problèmes dans la gestion de leurs documents (échange, partage, retrouver, etc.). Elles font alors des réunions afin de trouver une solution à ces problèmes, par exemple : établir un plan de classement optimal et commun à toute l’entreprise sur un serveur. On décide si on classe nos documents par client ou par département ou par produit etc. On établit donc un plan de classement partagé avec les moyens du bord. Exemple : il n’y a pas d’outil de GED à part le système de fichier de l’entreprise.
• En 2, il s’agit des entreprises qui possèdent déjà un outil de gestion documentaire. Qu’importe quel outil, mais un outil. Exemple : un secteur comme celui des avocats. Ils ont souvent un outil de gestion de dossiers.
• En 5, il s’agit des entreprises très outillées. Elles possèdent des outils très complexes qui se trouvent à un niveau très poussé de la GED. Exemple : le secteur pharmaceutique. Ils doivent avoir une gestion documentaire très fine et pour cela ils sont équipés d’outils très performants. Car pour chaque notice écrite, ils doivent pouvoir retracer son historique complet (qui l’a écrite, quand, ses caractéristiques, ses évolutions, etc.).
Pourquoi est-ce important de choisir des outils adaptés à sa maturité ?
Si vous observez le monde autour de vous, c’est toujours comme ça. On ne donne pas à lire à un enfant le Da Vinci Code mais bien un Winnie l’Ourson, simple et illustré.
Avec la GED c’est pareil. Si le niveau de maturité d’une entreprise est de 0, 1 ou 2 et que cette dernière achète un outil construit pour un niveau de maturité 5, la société ne comprendra pas toutes les fonctionnalités que ce système lui offre. Voire ils ne l’utiliseront pas tout comme l’enfant aura fermé le Da Vinci Code après 1 page.
Étant donné qu’ il s’agira d’un outil capable de GED complexe et allant très loin dans les concepts de la GED et que le niveau de maturité GED de l’entreprise est bas, il y a alors un décalage important entre l’utilisateur et l’outil. Le résultat est un sentiment de frustration face à un achat qui ne résout pas ou pas bien les problèmes.
PFL
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