Les documents dans la Gestion Documentaire
Dans la GED, il y a aussi deux grandes catégories de documents : la GED des documents modifiables (documents vivants) et la GED des documents non-modifiables (documents morts).
La GED des documents modifiables :
Il s’agit de la GED de tous les documents encore en activité. C’est-à-dire avec ou sur lesquels on travaille : on les crée, on les modifie, on les approuve, etc. On pourrait les appeler « en cours de fabrication ». Les outils de cette GED-ci correspondent donc à ceux qui aident les gens à travailler sur un document en même temps, à savoir quelle est la dernière version en date, à obtenir l’approbation des supérieurs de manière rapide et simple, etc.
Dans le modèle de GED décrit dans l’article, les piliers de la GED, les documents modifiables se trouvent dans le cercle (store/manage).
La GED des documents non-modifiables :
Il s’agit de la GED de tous les documents finis. Ce sont des documents sur lesquels on a travaillé, qu’on a modifié ou crée, etc. mais à un moment donné on y touche plus : on les édite, on les publie mais on ne les modifie plus.
Dans le modèle de GED décrit dans l’article, les piliers de la GED, les documents modifiables se trouvent dans capture, deliver et preserve. En effet, il y a des documents capturer qui ne seront jamais modifiés (ex. : le courrier, il peut être scanné et archivé mais pas modifié) mais qui peuvent être utilisés. Puis en fin de cycle de vie, un document est délivré, il sort donc de l’entreprise mais souvent il est également archivé par l’organisme qui l’a produit afin de pouvoir le retrouver si le/les destinataires premiers du document veulent en discuter.
PFL
