Les Piliers de la Gestion Electronique de documents
Dans la GED, on peut considérer qu’il y a 5 piliers qui appartiennent à un flux:
1. Capture/ création du document
2. Manage/ vie du document
3. Store
4. Deliver
5. Preserve
Tout d’abord, capture correspond soit à la création d’un document par un employé de la société soit un document qui fait partie d’un flux extérieur à l’organisation et qui à un moment donné touche l’entreprise (ex : on reçoit un courrier). Ce pilier marque l’entrée d’un document dans le cycle de la GED.
Ensuite, ce document sera géré. Manage représente la vie active d’un document. Le document peut prendre part à 5 activités différentes : document management, collaboration, web content management, record management et workflow/ business process management.
· Document management, c’est l’organisation personnelle de chacun pour ses propres documents. (Ex : Mes Documents à Courrier à Lettre Mr. X). La problématique courante du document management est le versionnage. Lorsque vous produisez un document quelconque, vous faites un premier jet puis un deuxième puis un troisième ; le document management est la partie de la GED qui aide à gérer ces différentes versions.
· La collaboration regroupe l’ensemble des documents à produire et/ou à utiliser par plus de 1 personne (ex : l’édition partagée).
· Le web content management inclus les problématiques liées à la publication de document sur internet (ex : écrire un article sur Word et le publier ensuite sur un blog).
· Le record management correspond aux archives. Dans cette activité les documents sont archivés pour une période déterminée, par la loi ou par la personne en charge du document. Lorsqu’un document est archivé, on y touche plus, on ne le modifie plus. Il peut juste être consulté.
· Le workflow/ business process management peut aussi être appelé l’approval. Il s’agit de documents qui nécessitent l’approbation d’une ou plusieurs personnes. Les outils de la GED offrent des services qui permettent de gagner du temps dans ce type de processus.
Dans chacune de ces activités on peut poser la question « comment fait-on ? » les outils de la GED sont là pour prendre en main tout le côté pratique de l’organisation.
Pour vivre et être actif, un document doit être stocké quelque part où les gens peuvent le trouver : store. Cela peut être un ordinateur, un serveur, une bibliothèque, etc. Notre solution, docunit search fournit un accès unique, aisé et puissant à toutes les informations d’entreprise. C’est un moteur d’indexation flexible qui permet d’accéder rapidement à l’information importante. (plus d’informations …)
Ensuite une fois que l’on a fini d’utiliser un document, il sera livrer, deliver, à l’extérieur de l’organisation et/ou archiver, preserve. Dans le premier cas, il sort du cycle de l’organisation, on a fait ce qu’il fallait faire avec ce document on le touche plus. Dans le deuxième cas, les organisations gardent souvent des traces de ce qu’elles produisent en archive mais ces documents là ne sont plus jamais modifiés. Donc deliver correspond à une sortie mais pas preserve, le document reste dans l’organisation pour une durée déterminée par l’organisation elle-même.
Voilà une façon de voir la GED.
PFL
